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Conheça programas e aplicativos que podem ajudar a organizar seu trabalho e até sua vida pessoal
As palavras “produtividade” e “otimização” devem andar sempre juntas no mundo empresarial. A organização de seu trabalho e, em boa medida, sua vida pessoal podem ser turbinadas e geridas com vários recursos que organizam suas tarefas e também seu tempo organizacional.
Segundo a empresária Maria da Graça Couto, “Gosto muito de todos os recursos organizacionais, porque executo um volume grande de atividades por dia e trabalho com empresas e projetos diferentes. As ferramentas de organização me ajudam a ser mais eficiente nas entregas”.
Entre as principais opções disponíveis estão: Trello, Asana e Google Agenda.
Trello é a ferramenta de organização visual que torna possível à sua equipe o gerenciamento de todo tipo de projeto, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas. O Trello possibilita a adição de arquivos, checklists e também a automação.
Com Trello você personaliza todas as tarefas para que o time trabalhe melhor. Bastam quadros, listas e cartões para ter uma visualização clara daqueles que estão fazendo o que e também o que precisa ser feito.
Trello permite que você gerencie tarefas com facilidade. Com os cartões desse recurso de organização, é possível manter todas as informações que sua equipe precisa, organizadas num só lugar. Essa ferramenta de organização ainda possibilita a atribuição de membros, adição de datas de entrega, campo para comentários e muito mais.
O Trello possibilita que você mantenha todos como responsáveis e não precise perguntar quem está fazendo cada coisa, adicionando membros aos cartões para seus projetos e tarefas.
Ações em andamento e datas de entrega de tarefas acontecem paralelamente. São fáceis de configurar, difíceis de esquecer – com os lembretes – e muito simples de marcar como “concluídas”.
Esse organizador de tarefas também facilita o trabalho de quem o opera. Os anexos são mais facilmente encontrados sem precisar vasculhar intermináveis e-mails. É só arrastar e soltar em um cartão para que os arquivos correspondentes permaneçam com as respectivas tarefas.
O fabricante afirma que Trello é a melhor ferramenta de organização para vencer tarefas difíceis. Isso pode ser feito dividindo as tarefas grandes em pequenas, removendo itens da lista e acompanhando a barra de status, até que chegue a 100% concluído.
Com este recurso, as visualizações tornam fáceis as exibições de dados nos quadros e equipes de maneira absolutamente clara e com praticidade. A Trello é usada por mais de dois milhões de times, como a fabricante de equipamentos para construção civil, mineração e agricultura John Deere, a rede de hotéis Grand Hyatt, a empresa de cartões Visa e também o Google.
O Asana é um software com base no método Kanban de produtividade. Pode ser acessado através da web ou em apps para Android e iOS. Seu objetivo é colaborar com as equipes e gestores, bem como organizar, rastrear e gerenciar as tarefas como um todo.
Muito similar ao Trello, o Asana possibilita saber quem está fazendo o que e em que prazo. O sistema de comunicação é concentrado e proativo e você saberá permanentemente o status do trabalho que está sendo realizado pela sua equipe. Essa ferramenta de organização permite que você perca menos tempo falando sobre o trabalho e aumente o tempo do que precisa ser feito.
Com o Asana, organize a execução do trabalho para que as equipes saibam o que deve ser feito, qual a importância dos trabalhos e qual a melhor maneira de as realizar. É uma excelente forma de automatizar o trabalho repetitivo. Assim, libera o gestor ou usuário para se ocupar de tarefas estratégicas ou criativas.
Qualquer equipe da empresa pode adotar o Asana, pois é de fácil manuseio, oferecendo potencial para organizar todo o seu negócio. Esse aplicativo e seu respectivo site já estão traduzidos para o português e espanhol.
A grande qualidade do Asana é a ampla capacidade de customização visual, adaptando-se às necessidades da equipe ou do gestor. São quatro os métodos de visualização dessa ferramenta de organização: quadros, listas, cronograma e calendário.
Todas as ferramentas de organização do Google são fantásticas. O Google Agenda é um aplicativo que faz parte do Google Workspace. Ela é uma agenda virtual, onde o usuário pode organizar compromissos, metas, eventos e lembretes. Pode ser acessada pelo navegador ou via aplicativo, estando disponível tanto no sistema Android quanto no iOS.
No Google Agenda é possível programar reuniões e eventos com rapidez e também receber lembretes sobre as ações para acompanhar tudo. O Google Agenda foi desenvolvido para as equipes de trabalho, como forma de facilitação do compartilhamento da sua agenda com as agendas de outras pessoas, permitindo a criação de várias agendas de uso compartilhado.
Google Agenda é uma ferramenta de organização de rotinas. Portanto, disponibiliza serviços de calendário e agenda online. Foi desenvolvido especialmente para auxiliar seus usuários a gerir suas programações com eficiência. Entre suas principais funções estão a programação de reuniões, a adição e o controle de eventos, a inserção de lembretes de atividades e o compartilhamento de compromissos com outras pessoas.
Em meio à era digital, essa ferramenta promove praticidade e otimização cotidianas para as empresas. Google Agenda permite organizar seu dia, receber alerta de compromissos diretamente no seu e-mail ou celular, além de sincronizar calendários de várias contas Google, controlando diferentes atividades em um mesmo ambiente.
4 Principais Funções do Google Agenda:
Outras ferramentas de organização que podem ser utilizadas em sua empresa ou mesmo na vida pessoal são: Evernote, HabitBull, Habitica, Microsoft One Note, Microsoft To Do, OmniFocus, Optimized e Todoist.
Os organizadores de tarefas tem a função de lembrar tudo o que é importante para você. Se quer tornar prática a gestão do seu dia-a-dia na empresa ou pessoalmente, experimente utilizar uma dessas ferramentas de organização eletrônicas.
