R. Cristóvão Pereira, 1626 - Campo Belo, São Paulo
Reunião Produtiva: 9 Dicas
Em tempos de trabalho remoto, é cada vez mais desafiador fazer uma reunião que seja produtiva de verdade!
VAMOS TE AJUDAR A RESOLVER ESTE PROBLEMA!
Com este novo modelo de trabalho em que profissionais da empresa ficam em home office alguns dias ou até mesmo 100% do tempo, as agendas estão cada vez mais cheias de reuniões. Parece que qualquer assunto virou motivo para uma conversa. Confira aqui algumas dicas para que as suas reuniões sejam mais eficientes
1. Defina a pauta
Para ter certeza de que o encontro será produtivo, você precisa começar pela Pauta. Por que você está agendando esta reunião? Qual o objetivo principal? Quais assuntos serão abordados?
Nesse momento de definição de pauta é importante validar se todos os assuntos que você listou precisam realmente ser abordados. Existe algo que você possa adiantar por e-mail? Algum dos temas pode ser discutido com apenas um dos participantes e depois alinhado com os demais? Se sim, já resolva estes pontos e gaste menos tempo com eles na reunião.
Não existe nada mais chato do que uma reunião que poderia ser resolvida por e-mail.
2. Determine a duração
Depois que a Pauta estiver pronta e bem dividida por assunto, determine quanto tempo será necessário focar em cada item. Lembre-se que encontros muito longos normalmente não são produtivos. Se sua pauta estiver muito extensa, talvez seja melhor quebrar em mais eventos.
Ficou curioso sobre este ponto? Confira nessa matéria da Exame, mais dicas sobre gestão do tempo em uma reunião
3. Analise bem quem precisa participar da Reunião
Você já foi convidado para uma reunião em que não tinha absolutamente nada para contribuir? É uma sensação péssima de perda de tempo não é? Se foi ruim para você, não faça isso com seus funcionários ou colegas. Antes de enviar o convite tenha certeza que aquela pessoa precisa estar envolvida na pauta.
Se você tem um colega que sempre convida participantes desnecessários, encaminhe este artigo para ele 😉
4. Prepare-se e solicite materiais aos participantes
Se você já sabe que durante a reunião precisará consultar dados, relatórios, e-mails, gráficos e etc, solicite (ou prepare) tudo com antecedência. Informe os participantes quais informações eles precisam preparar.
Dependendo do assunto, é até indicado que estes materiais sejam enviadas a todos os participantes um dia antes. Desta forma a discussão ficará muito mais assertiva
5. Defina quem será o líder
O líder da reunião não tem nenhuma relação com a hierarquia da empresa. Por exemplo, podem haver eventos em que estão participando diretores, gerentes e analistas mas o líder da reunião é um dos analistas. Normalmente o líder é o organizador do encontro. O papel do líder é garantir que o objetivo principal será resolvido ou pelo menos o assunto evolua.
Quem lidera a reunião precisa estar com a pauta em mãos e controlar o tempo determinado para cada tema. Também é importante manter os participantes focados no assunto. É super comum que os participantes queiram aproveitar que estão todos reunidos para discutir outros temas, o líder não deve nunca deixar isso acontecer. Se for o caso, agende outra reunião para tratar deste novo assunto que surgiu.
6. Determine o local
Se a reunião é remota, cada participante é responsável por determinar o melhor local para se conectar. É importante que seja um ambiente tranquilo, silencioso, com boa internet e que não haja interrupções ou distrações.
Caso a reunião seja presencial, o organizador é responsável por escolher o local mais adequado.
Mas e agora? A empresa não tem mais escritório! Neste caso, você pode agendar a reunião em um local público, mas tome cuidado para que o ambiente seja silencioso e com internet. Uma boa dica é utilizar um Coworking. A maioria dos espaços de Coworking tem Salas de Reunião completamente equipadas e que podem ser utilizadas por hora. Neste caso o silêncio e a internet são garantidos. A maioria dos Coworkings oferece até o café como cortesia 🙂
7. Foque
O organizador e todos os participantes precisam estar focados! Se possível, desligue todos os alertas do celular e notebook. Não veja whatsapp, e-mail e etc. Dependendo da pauta, é indicado que os participantes levem apenas papel e caneta para garantir o foco!
8. Elabore um plano de ação
Os assuntos que não foram resolvidos durante a reunião precisam estar em um plano de ação bem definido. O que é um plano de ação bem definido? É aquele que tem todas as tarefas que precisam ser realizadas, nome do responsável por cada tarefa e também a data de conclusão. No final da reunião também é importante agendar um novo encontro para dar andamento nos assuntos pendentes.
9. Formalize os principais pontos
As principais definições precisam ser formalizadas. Não faça nada muito complicado, lembre-se: o objetivo é ser produtivo. Enviar um simples e-mail aos participantes com um resumo já é suficiente!
Quer saber como funcionam as Salas de Reunião na TATO Coworking? Clica aquique nós vamos te ajudar ?
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